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Simplification administrative

Question posée par le Conseiller Monsieur Luc PARMENTIER

Une directive européenne de 2007 vise à réduire de 25 % les charges administratives pour 2025

C’est dans ce contexte qu’Easybrussels a accordé en 2016 une attention particulière à la Smart City et mis en place le système de veille des actions de l’agence et de ses pilotes.
La simplification administrative va en effet de pair avec une administration en ligne et un monitoring régulier des projets de simplification administrative.
Aujourd’hui, dans une Région comme celle de Bruxelles, la simplification administrative passe notamment par plus de flexibilité, des guichets électroniques, des outils pratiques et consultables 24/24 et des services facilitant la vie des citoyens et des entreprises, sans oublier les plus précarisés.
En tant que nouvelle structure, Easybrussels a en 2016 essentiellement oeuvré à la mise en place des réseaux et contacts avec les administrations et organismes concernés ainsi qu’au développement progressif, selon les échéances légales, des projets de simplification administrative : le catalogue des démarches (le futur portail régional des démarches administratives), la facturation électronique, l’Open Data, le guichet virtuel, l’e-Procurement, etc…

Par exemple, à la Commune de Saint-Gilles, un agent est dédié au projet et sera désigné en tant que Data Officer afin d’identifier les jeux de données de la commune. La commune pilote également plusieurs groupes de travail avec d’autres communes sur la transition numérique et l’archivage numérique.

Les objectifs stratégiques en matière de simplification administrative de la commune de Saint- Gilles sont :

Objectif 1 : une structure de pilotage efficace pour la Commune de Saint-Gilles.
Actions : le développement des ressources et moyens de la cellule simplification administrative, un outil communal de monitoring des actions, un rapport annuel au Conseil communal, la rédaction et la mise à jour d’une cartographie des procédures et des documents.
Objectif 2 : une vision intégrée de la simplification administrative et des moyens budgétaires adaptés.
Actions : la sensibilisation des acteurs communaux à tous les niveaux, la sensibilisation des autorités communales, la simplification des textes administratifs par le biais de la rédaction de modèles-types, l’intégration d’objectifs clairs dans les plans opérationnels de l’administration communale, la charte du fonctionnaire, la formation de nouveaux entrants, la constitution d’un budget adapté.

Objectif 3 : adopter les principes d’e-Administration et de la Smart City en réduisant de 25% les charges administratives.
Actions : implémenter des logiciels de gestion électronique des courriers et des documents d’activités, la gestion électronique de bons de commande, réinformatiser des bases de données pour le traitement et le partage collaboratif des données en interne, la gestion électronique des factures, la transition numérique et la dématérialisation des données. Un programme d’installation du Wi-Fi sur les places publiques est en cours.

Monsieur le Bourgmestre pourrait-il me faire connaître les projets et actions mis en place à la Ville de Charleroi afin d’atteindre l’objectif européen d’une diminution de 25 % de la charge administrative des citoyens et des entreprises ?

Réponse de Monsieur le Bourgmestre Paul Magnette

Objectif essentiel s’il en est, réduire la charge administrative est également un processus long qui peut prendre différentes formes.

La première intervention se fait dès l’amont, au niveau des textes. Ainsi, chaque fois qu’un texte prévoyant la transmission de documents administratifs est soumis à la décision des autorités communales, la charge administrative est scrupuleusement analysée afin de requérir le minimum de documents et de renseignements, notamment à la lumière des informations dont dispose déjà l’administration. Ainsi, la charge résiduelle correspond aux éléments nécessaires pour maximiser la bonne utilisation des moyens dont dispose notre Ville, l’autre critère qui doit guider nos actions. Il convient cependant de ne pas perdre de vue qu’en tant que pouvoir public décentralisé, nous restons largement tributaire des actions des autres niveaux de pouvoir.

Le second travail consiste à utiliser les moyens technologiques à notre disposition pour faciliter les procédures et l’accès aux documents. Cet objectif, qui dépend de nos capacités budgétaires et des interactions avec nos schémas antérieurs de développement, a récemment engrangé plusieurs réalisations et se décline actuellement en différents projets en cours de développement dans divers services.

Depuis plusieurs années déjà, le service de support informatique travaille sur un ensemble d’éléments servant cet objectif de simplification. Cela passe, notamment, par l’amélioration des outils qui permettront aux agents communaux de fournir un service de meilleure qualité aux citoyens, en centralisant les données et en réduisant leur processus de traitement.

Nous travaillons ainsi sur l’étude et le développement d’un portail intranet conçu comme un nouveau poste de travail virtuel centralisé et standardisé pour les agents communaux, la création d’un portail internet « citoyens », la centralisation des informations au sein d’un « entrepôt » de données et la création de bases de données de sources authentiques.

Différentes mesures visant à alléger les tâches des agents communaux et à faciliter la vie des citoyens sont, par ailleurs, sur le point d’être mises en œuvre. Ainsi, la mise en production d’un guichet électronique permettra aux citoyens de télécharger certains documents administratifs, réduisant ainsi les délais d’obtention et évitant les déplacements. Par ailleurs, un module informatique de gestion des caisses permettra de réduire le risque d’erreur inhérent à ce type de manipulations. De même, l’application e-birth assurera prochainement la notification électronique des naissances entre les maternités et l’administration. Ces changements devraient être opérationnels au début de l’année prochaine. En parallèle, certaines mesures fédérales s’inscrivent aussi en ce sens, comme le projet de modernisation et d’informatisation de l’état civil initié par l’agence pour la Simplification administrative (ASA) dont le but est de remplacer (en principe pour 2019) l’actuel système d’établissement et de gestion des actes d’état civil, par un établissement et un archivage électroniques uniformes des actes dans un registre central (la base de données des actes de l’état civil) permettant ainsi un accès et un échange aisés des données.

Il convient également de citer les services de ressources humaines qui procèdent, depuis 2016, à la déclaration des risques sociaux (DRS) par flux électroniques, l’alternatif papier ayant disparu dans plusieurs scenarii de risques. Concrètement, il s’agit de la notification d’un événement qui survient dans la vie du travailleur et qui a des conséquences sur son activité professionnelle, comme une fin de contrat, une maladie ou l’octroi d’allocations de chômage pour travailleurs à temps partiel. De multiples formulaires administratifs doivent être complétés et transmis par un ou plusieurs des intervenants à un ou plusieurs autres afin de garantir au travailleur concerné le versement d’une allocation. Par le biais de la DRS, l’employeur avertit en même temps, par voie électronique, les différents organismes de la sécurité sociale (Onem, Inami…) qui sont ainsi informés en direct de la modification du statut du travailleur.

J’ajouterai pour terminer que la digitalisation de l’ensemble des dossiers administratifs des agents est en cours. Cette informatisation permettra un accès très rapide à chaque pièce administrative composant le dossier de tout agent mais également une sauvegarde électronique de celui-ci, précieuse, par exemple, en cas d’incendie. La migration de l’application métiers (logiciel RH) pourvue de fonctionnalités Web ou intuitives permettra donc une gestion des ressources humaines davantage proactive.


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